Informativa Privacy Google Workspace
Informativa utilizzo piattaforma Google Workspace for Education per la conduzione delle attività scolastiche
Gentili genitori, studenti e personale scolastico,
il nostro istituto ha attivato i servizi della piattaforma Google Workspace for Education per fornire supporto, attraverso le tecnologie info-telematiche, all’attività didattica e alla circolazione di informazioni all’interno dell’amministrazione. Con la presente vi forniamo informazioni in merito al trattamento dei vostri dati personali che sono operati nella piattaforma cloud adottata dalla scuola, ulteriori a quelle già fornite con le informative privacy generali rivolte ad alunni e loro familiari e ai docenti, a cui rimandiamo per tutte le altre informazioni riguardanti il trattamento dei dati personali da parte della scuola.
Google Workspace for Education è costituita da un insieme di servizi che si distinguono in principali ed aggiuntivi (vedere paragrafo successivo). Le funzionalità sono molto simili a quelle di un account Gmail di tipo privato, ma con una grande differenza: in Google Workspace for Education la proprietà dei dati rimane in capo all’utente (il nostro istituto), con maggiori garanzie in tema di protezione dei dati e della privacy. La piattaforma Google Workspace for Education non include annunci promozionali e non utilizza i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari. Ha inoltre un valore fortemente formativo, consentendo agli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.
In accordo con le linee guida del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), l’Istituto ha creato un dominio einaudibassano.edu.it associato alla piattaforma Google Workspace for Education. A tutto il personale è stato assegnato un account personale gratuito con nome utente e password per accedere alle applicazioni della Suite e per lo svolgimento delle attività scolastiche. L’account assegnato, che rimarrà disponibile per l’intero percorso scolastico all’interno dell’Istituto, è del tipo cognome.nome@einaudibassano.edu.it. Anche agli studenti e alle studentesse è assegnato un account personale gratuito con nome utente e password per accedere alle applicazioni della Suite e per lo svolgimento delle attività scolastiche. L’account assegnato, che rimarrà disponibile per l’intero percorso scolastico all’interno dell’Istituto, è del tipo anonimizzato X1234567Y@einaudibassano.edu.it . L’account è strettamente personale, pertanto la password dovrà essere accuratamente conservata e mai ceduta a terzi. Qualora fosse smarrita è possibile contattare gli amministratori della piattaforma all’indirizzo tecnici@einaudibassano.edu.it
L’uso della casella e degli altri strumenti forniti dalla scuola è istituzionale per cui è vietato il loro uso per fini personali (ad esempio per accedere ai social, ad applicazioni estranee alla scuola o per mandare mail personali). Si evidenzia inoltre che il profilo realizzato sarà cancellato quando l’utente (studente o dipendente) finirà il proprio percorso in Istituto, con la conseguente perdita di tutti i dati associati.
I dati sono di proprietà dell’Istituto (e non di Google) e il docente formalmente nominato amministratore del servizio potrà gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia a seconda dei ruoli e delle funzioni.
Si ricorda infine che gli amministratori hanno facoltà di controllare che gli utenti utilizzino correttamente il proprio account. In caso di attività anomale, l’account potrà essere bloccato o revocato in ogni momento.
Secondo le disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) artt. 13-14 e dal D.lgs. 196/2003 modificato dal D.lgs. 101/2018 il trattamento dei dati personali nell’uso della G-suite sarà improntato ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della vostra riservatezza e dei vostri diritti. I dati personali verranno trattati dal personale della scuola per la finalità di gestione dell’attività didattica-formativa e di valutazione; In caso di necessità le applicazioni di Google workspace potranno essere utilizzate per consentire l’istruzione domiciliare agli alunni che per cause di forza maggiore sono impediti di seguire le lezioni in presenza per un ampio intervallo di tempo. Gli strumenti telematici attivati potranno essere utilizzati anche per lo svolgimento di attività lavorativa amministrativa nella forma di lavoro agile o per facilitare lo svolgimento di qualunque attività del personale o degli organi collegiali. Per la tutela dei dati personali trattati le applicazioni adottate ed i dati stessi caricati sulla piattaforma dalla scuola sono stati individuati sulla base dei principi di necessità e di minimizzazione stabiliti dal GDPR. Analoghi principi dovranno essere applicati da tutti gli utenti nel caricamento di documenti e dati sulla medesima piattaforma. Prima di caricare un documento sulla piattaforma valuta quindi l’effettiva necessità dei dati personali in esso contenuti anche in relazione alla loro rilevanza (attenzione in particolare ai dati che rivelano l'origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l'appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale).
Si specifica che il conferimento dei dati richiesti ed il conseguente trattamento sono obbligatori perché necessari al perseguimento delle finalità istituzionali proprie della nostra amministrazione ed in presenza di specifiche disposizioni di legge che autorizzano il trattamento: l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione e di impedire comunque all’istituto di svolgere la sua attività nell’interesse pubblico.
I Servizi principali di Google Workspace for Education ci sono forniti ai sensi del Cloud Data processing Addendum in base al quale Google opera nel ruolo di Responsabile del trattamento (Art.4 – Comma 1 – Numero 8 - GDPR).
Cos'è Google Workspace for Education
Google Workspace for Education mette a disposizione una serie di strumenti integrati nella piattaforma di base che vengono definiti “servizi principali” e sono: Compiti, Calendar, Classroom, Cloud Search, Drive e Documenti, Gmail, Google Chat, Sincronizzazione di Google Chrome, Google Meet, Google Vault, Groups for Business, Keep, Migrate, Sites e Tasks, che sono utilizzati da decine di milioni di studenti e insegnanti in tutto il mondo.
La scuola utilizza poi alcuni “servizi aggiuntivi” di Google ed in particolare: Google Maps, Google Earth, Cs First, Applied Digital Skills, Google Libri, Google Arts And Culture, Google Traduttore
Vengono poi utilizzati dalla scuola alcuni “servizi di terze parti” ossia non erogati da Google ma integrati con esso, come ad esempio: Edpuzzle, Kahoot, Panquiz, Geogebra, Thinglink, Padlet ,Adobe Express, Quizziz, Canva For Education, Learningapps, Wordwall, Genially, Tinkercad, Mlol, Scratch, Quizlet, Zanichelli, HUB Scuola, bSmart Connect, bSmart Books, Macmillan Education e altri.
Base giuridica del trattamento
L'uso della piattaforma Google avviene nell’ambito dell’attività istituzionale della scuola e per l’esecuzione dei compiti di interesse pubblico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR. Per operare il trattamento di dati
personali sulla piattaforma non è necessaria l’acquisizione del consenso degli interessati (condizione comunque posta dal fornitore Google, come riportato al punto seguente).
Consenso per l’uso dei servizi aggiuntivi
Detto che la base giuridica del trattamento rimane l’interesse pubblico, Google richiede l’acquisizione del consenso dei genitori degli alunni con età inferiore ai 18 anni per l’uso dei servizi aggiuntivi. I genitori che volessero opporsi all’uso dei servizi aggiuntivi da parte dei propri figli possono inviare una richiesta di blocco dei servizi alla casella della scuola einaudi@einaudibassano.edu.it scrivendo una mail con il seguente oggetto: revoca consenso servizi aggiuntivi - cognome e nome alunno - classe. In assenza di tale comunicazione gli studenti continueranno ad utilizzare i servizi aggiuntivi ai fini dell’esecuzione dei compiti di interesse pubblico.
Trasferimento di dati personali all’estero e adeguatezza del trattamento
L’utilizzo dei servizi forniti da Google comporta la possibilità che avvenga il trasferimento al di fuori dell’Unione Europea dei dati trattati, anche di natura personale, e questo anche se i dati risiedono principalmente su server e datacenter collocati sul territorio europeo. A seguito dell’approvazione da parte della Commissione Europea del nuovo accordo sul trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti (EU-US Data privacy Framework) e dell’adesione di Google LLC a tale accordo, tali trasferimenti avvengono con un livello di protezione adeguato e paragonabile a quello garantito in Europa dal GDPR e non necessitano di autorizzazioni specifiche (decisione di adeguatezza art. 45 GDPR).
Quali informazioni personali raccoglie la scuola tramite Google Workspace for Education?
Quando crea un account utente, l’amministratore incaricato dalla scuola fornisce a Google informazioni strettamente necessarie quali nome, cognome e indirizzo mail assegnato e non ulteriori informazioni quali residenza, numero di telefono, e-mail personale o foto. L’amministratore nella configurazione della piattaforma si è impegnato per garantire il trattamento della minor quantità possibile di dati personali.
In che modo Google utilizza queste informazioni per conto della scuola?
Google utilizza le informazioni personali degli utenti per fornire, gestire e proteggere i servizi. Google non pubblica annunci pubblicitari e non utilizza a scopi pubblicitari le informazioni personali raccolte nei Servizi principali. Nei servizi principali di Google Workspace for Education non vengono mostrati annunci e le informazioni personali degli studenti non vengono utilizzate per creare profili pubblicitari per il targeting.
Google utilizza le informazioni personali degli utenti delle scuole primarie e secondarie per mostrare pubblicità mirata?
No. Per gli utenti di Google Workspace Education delle scuole primarie e secondarie, Google non utilizza alcun dato personale (o associato a un account Google Workspace) per mostrare annunci pubblicitari mirati nei Servizi principali o in altri Servizi aggiuntivi a cui l'utente ha eseguito l'accesso con un account Google Workspace.
Gli utenti possono condividere informazioni con altre persone utilizzando l'account Google Workspace for Education?
Non è consentito agli utenti la condivisione dei documenti ed informazioni al di fuori della nostra piattaforma Google Workspace a meno che questa non sia necessaria per lo svolgimento attività programmate ed autorizzate dalla scuola (come può avvenire, ad esempio, in programmi di scambi culturali con altre scuole). Per consentire il regolare svolgimento delle attività scolastiche si è ritenuto di non poter limitare la comunicazione mail all’interno del dominio della scuola ma questo può avvenire anche con utenti esterni alla nostra istituzione scolastica. Tutti gli utenti della piattaforma sono comunque tenuti ad evitare un uso personale delle caselle e-mail potranno essere utilizzate solo per lo svolgimento delle attività scolastiche.
L’utilizzo della piattaforma Google Workspace for Education può portare alla divulgazione delle informazioni personali degli utenti?
Google, responsabile del trattamento per conto della scuola, non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:
●Interfacciamento con applicazioni esterne. Google può comunicare le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, nel caso che Google Workspace for Education si interfacci con applicazioni esterne.
●Per l'elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google, opportunamente nominati sub-responsabili del trattamento affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell'informativa sulla privacy di Google Workspace for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.
A chi mi rivolgo se ho altre domande e dove posso trovare maggiori informazioni?
Se hai domande su come utilizziamo gli account Google Workspace for Education o su quali scelte hai a disposizione puoi rivolgerti:
- All’istituto scolastico con una mail all’indirizzo einaudi@einaudibassano.edu.it
- Al Responsabile Protezione Dati nominato dall’istituto (RPD/DPO) all’indirizzo dpo@vargiuscuola.it
Di seguito ulteriori informazioni sui trattamenti operati da Google sulla piattaforma:
- Centro sicurezza e privacy https://edu.google.com/why-google/privacy-security/
- Informativa sui trattamenti fornita da Google Google Workspace Terms of Service – Google Workspace
- Informativa sulla privacy di Google Cloud
- Informazioni sulla conformità di Google agli obblighi legali internazionali in materia di protezione dei dati: Cloud Data Processing Addendum | Google Cloud
Diritti dell’interessato e modalità di esercizio
Nella tua qualità di interessato, hai i diritti di cui all’art. 15 del Regolamento e precisamente i diritti di: 1. ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che ti riguardano;
2. ottenere l'indicazione:
a) dell'origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
3. ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli obblighi in capo al Titolare;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
Diritto di reclamo
Per eventuali reclami o segnalazioni sulle modalità di trattamento dei dati è buona norma rivolgersi al Titolare del trattamento dei dati o al Responsabile protezione Dati. Tuttavia, è possibile inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni all’Autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti: Garante per la protezione dei dati personali - piazza di Montecitorio n.121 - 00186 ROMA - fax: (+39) 06.696773785 - telefono: (+39)06.696771 - PEO: garante@gpdp.it - PEC: protocollo@pec.gpdp.it.